Las mejores Apps gratis de organizacion de este año
¡Buen Jueves para todos gente!
Podés escuchar el episodio de este artículo acá: Las 5 mejores App Gratis para organizarte mejor
Cuando tenemos un negocio, ya sea tradicional o de manera digital, la organizacion es un punto clave. En otros podcasts y artículos ya he hablado de los principios de la organizacion personal. Tiene poco que ver con aplicaciones, y mas con la gestión personal. Cómo nosotros vamos a utilizar el tiempo, a qué tareas vamos a dar prioridad, y otras cositas más.
Hoy vamos a ver qué plataformas podemos utilizar para aplicar esta estructura, para organizarnos mejor y optimizar mas el tiempo.
Con este artículo intento mostrarte la importancia de salir de WhatsApp como herramienta de comunicación y organización del equipo, porque se pierde la información referida a cada proyecto, y a cada cliente. Se pierden los mensajes, nos olvidamos quién nos dijo qué, y acabarás teniendo problemas con tus clientes.
Asana
Es una plataforma de gestión de proyectos. La recomiendo sobretodo a las personas que trabajan en equipo, porque sus funciones están desarrolladas para este tipo de trabajos. Tareas de delegación y control se pueden ejecutar super optimizadas en esta App. Y con la versión gratuita vas a poder hacer todo lo que necesites.
La caracteristica principal es la organización a partir de proyectos, y poder crear tareas dentro de esos proyectos categorizando segun la etapa en la que ese proyecto se encuentra, por ejemplo: “ideación - en proceso - correccion - revision - finalizada”.
Cada miembro del equipo va a tener su perfil y acceso a ese proyecto, y vos como líder vas a poder asignarles tareas a cada uno, con deadlines, anotaciones, subtareas, etc.
Yo la utilizo con mi equipo de branding, y tenemos un proyecto para mi marca personal, y un proyecto diferente para cada cliente. Y dentro de cada proyecto vamos cargando tareas de ese cliente.
Microsoft To-Do
Te permite hacer listas de tareas específicamente para vos. Es decir que está muy enfocada en la gestión individual; si bien tiene algunas funcionalidades de colaboración, son bien accesorias. Yo la uso para gestionar mis listas de tareas diarias.
Mas allá de características necesarias como fecha de la tarea, descripción, recordatorios, etc. tiene funciones interesantes como la posibilidad de asignarles una frecuencia, para que esa tarea se repita.
Si hay cosas que tienes que hacer todas las semanas, puedes programarla para que luego de completarla cada lunes, se genere una tarea nueva el lunes siguiente. Esto nos alivia de “tener que acordarnos de los hábitos” sino que la App se encarga de recordar los eventos repetitivos. Lo mejor que podemos hacer, a nivel de organizacion, es sacarnos las ideas y tareas de la cabeza tan pronto como nos hacemos conscientes de ellas.
Toggl
Es una herramienta fantastica para poder hacer un seguimiento y análisis de en qué hemos usado nuestro tiempo. Es una herramienta que tambien usamos en la agencia, y que yo he usado mucho tiempo antes en mi vida personal. Funciona clickando un botón de “Play” cada vez que empezamos a trabajar con una tarea, y “Stop” cuando terminamos, y con un sistema de carpetas y etiquetas, le asignamos clientes y proyectos.
Nos permite tener registro de cuanto tiempo se nos va en cada tarea, en cada cliente. Nos deja ver cosas muy interesantes: en corto plazo, veremos que ciertas tareas para clientes nos llevan mas tiempo del que pensamos, y a largo plazo nos permite sacar conclusiones para tomar mejores decisiones y optimizar nuestro tiempo o presupuestar mejor.
Slack
Esta es una herramienta increíble para gestionar la comunicación, tanto con clientes como con miembros de tu equipo. Está orientada a comunicaciones “pesadas” (equipos y sector B2B), es decir, personas que tienen que comunicarse día a día; si vendes productos físicos a consumidor final, te va a resultar un poco engorrosa y vas a preferir WhatsApp Business por ejemplo.
Donde mejor se adapta Slack es en la comunicación de equipos, podes dividir los chats por “canales” temáticos, en lugar de tener toda la comunicación mezclada en WhatsApp.
Google Calendar
En realidad puedes utilizar el que tu quieras. Lo que no puedes hacer, es no organizarte con un calendario digital. Reuniones, llamadas, y cualquier actividad que deba hacerse en un horario y dia especifico, debes tenerla registrada en un calendario. Eso te va a dar cierto orden porque vas a saber cada dia qué tenes que hacer, y te va a dar claridad porque vas a saber de cuanto tiempo dispones para las otras tareas.
Por ejemplo: yo tengo tareas que no requieren un horario, porque las tengo que hacer en el dia, o en la semana, y por otro lado tengo actividades concretas como llamadas, reuniones de equipo o mentorias. Entonces lo primero que hago en el dia es mirar el calendario y ver mi aplicación de gestión de tareas. Puede suceder que tenga 5 horas de llamadas y reuniones, y dos horas para tareas operativas, entonces quizá pospongo tareas operativas para el dia siguiente y no me colapso. Y en esas dos horas aprovecho a completar todas las tareas que pueda.
¿Conocias estas herramientas? ¿Cuales utilizas? ¿Hay alguna que te encantaría agregar a la lista?
Te leo en los comentarios.
Este es mi aporte de la semana para que puedas organizarte mejor. Recuerda, siempre será mas importante los principios que las Apps, ¡pero las App ayudan!
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